BAFA-Richtlinie ab 2027: Was sich für Berater ändert

Die geänderte BAFA-Richtlinie auf einen Blick

Amtlich heißt die Neuregelung „Zweite Änderung der Förderrichtlinie Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“. Sie stammt vom 15.10.2026 und wurde am 28.10.2026 im Bundesanzeiger veröffentlicht (BAnz AT 28.10.2026 B3). Herausgeber ist jetzt das Bundeswirtschaftsministerium (BMWE). Die konsolidierte Richtlinie und die angepassten Merkblätter stehen beim BAFA unter bafa.de/unb, zusätzlich hat das BAFA die Änderungen am 29.10.2026 per Rundmail angekündigt.

Die geänderte Fassung tritt am 01.01.2027 in Kraft und gilt für alle Zuschüsse, die ab dann beantragt werden. Die zeitliche Grenze ist neu gezogen: Bisher galt die Richtlinie für Anträge bis 31.12.2026, jetzt gilt sie längstens für Verwendungsnachweise, die bis 31.12.2028 eingereicht werden.

Unverändert bleiben die Eckwerte, mit denen Sie bei Kunden argumentieren:

• Bemessungsgrundlage höchstens 3.500 Euro je Beratung.
• 80 Prozent Zuschuss in den neuen Bundesländern, einschließlich der Regionen Lüneburg und Trier, ohne Berlin und die Region Leipzig.
• 50 Prozent Zuschuss in den alten Bundesländern, einschließlich Berlin und der Region Leipzig.
• Je Unternehmen höchstens 2 geförderte Beratungen pro Jahr und 5 in der gesamten Richtliniendauer. Laut BAFA zählt der Verlängerungszeitraum zum Gesamtkontingent.

Übergang 2026/2027: Welche Fassung der BAFA-Richtlinie für welchen Antrag gilt

Maßgeblich ist das Datum, an dem der Zuschuss beantragt wurde. In den nächsten Monaten werden Sie deshalb Vorgänge nach beiden Fassungen parallel betreuen.

• Antrag bis 31.12.2026: Der Vorgang läuft nach der bisherigen Fassung vom 14.12.2022, geändert am 12.12.2024. Das gilt auch dann, wenn Beratung und Verwendungsnachweis erst 2027 folgen.
• Antrag ab 01.01.2027: Der Vorgang läuft nach der geänderten Fassung mit allen Neuerungen, die in diesem Artikel beschrieben sind.
• Verwendungsnachweis: Die geänderte Fassung gilt längstens für Verwendungsnachweise, die bis 31.12.2028 eingereicht werden.

BAFA-Förderung ab 2027: Anmeldung über ELSTER oder BundID

Ab Januar 2027 ist für alle antragstellenden Unternehmen die digitale Authentifizierung über ELSTER oder BundID Pflicht. Die Einzelheiten kündigt das BAFA gesondert an. Offen ist bisher auch, wie das bei Anträgen abläuft, die über Bevollmächtigte gestellt werden.

Für Sie als Berater ist das vor allem eine Frage der Vorbereitung. Wenn ein Kunde erst am Tag der Antragstellung merkt, dass ihm der Zugang fehlt, verschiebt sich der Beratungsbeginn. Sprechen Sie das Thema deshalb schon im Erstgespräch an.

• Fragen Sie Kunden, die 2027 eine geförderte Beratung planen, ob im Unternehmen ein ELSTER-Zugang oder eine BundID vorhanden ist und wer ihn nutzt.
• Nehmen Sie den Punkt in Ihre Checkliste für die Antragsvorbereitung auf.
• Machen Sie Kunden keine Zusagen zum Ablauf mit Vollmacht, bevor das BAFA die angekündigten Details veröffentlicht hat.

Nr. 7.1 der BAFA-Richtlinie: Das Informationsgespräch entfällt

Bisher galt: Unternehmen im ersten Jahr nach der Gründung mussten vor der Beratung ein kostenloses Informationsgespräch mit einem regionalen Ansprechpartner führen. Für ältere Unternehmen war das Gespräch keine Pflicht. Mit der Änderung entfällt es auch für junge Unternehmen, und mit ihm das Bestätigungsschreiben, das bisher in den Verwendungsnachweis gehörte (Nr. 7.2.3).

Praktisch fallen bei Beratungen für Gründer ab 2027 ein Termin und ein Dokument weg. Für Anträge aus 2026 bleibt die alte Regel bestehen: Hat ein Unternehmen im ersten Jahr nach der Gründung bis 31.12.2026 beantragt, gehört die Bestätigung des Gesprächs weiter in den Verwendungsnachweis.

Nr. 5.2 und 7.2.3: Zahlungsnachweis statt Kontoauszug in der BAFA-Abrechnung

Bisher verlangte die Richtlinie einen Kontoauszug als Beleg dafür, dass der Kunde Ihre Rechnung bezahlt hat. Jetzt heißt es Zahlungsnachweis. Anerkannt wird eine im Onlinebanking erzeugte Umsatzanzeige, wenn sie Zahlungsempfänger, Rechnungsdaten und Wertstellungsdatum zeigt. Kontoauszug oder Bankbestätigung sind weiterhin möglich.

Es gibt eine Einschränkung: Prüfberechtigte Stellen (Nr. 6.6) können den banküblichen Kontoauszug nachfordern. Legt der Kunde ihn dann nicht vor, ist das ein Grund für die Ablehnung. Die Erleichterung gilt also für die Einreichung, der Kontoauszug sollte trotzdem greifbar bleiben.

Was Sie Ihren Kunden mitgeben sollten:

• Die Rechnung per Überweisung bezahlen und die Rechnungsnummer in den Verwendungszweck schreiben, damit die Rechnungsdaten in der Umsatzanzeige stehen.
• Für den Verwendungsnachweis eine Umsatzanzeige aus dem Onlinebanking erzeugen, auf der Empfänger, Rechnungsdaten und Wertstellungsdatum zu sehen sind.
• Den regulären Kontoauszug mit dieser Buchung aufbewahren, falls er bei einer Prüfung nachgefordert wird.

Nr. 5.2 der BAFA-Richtlinie: Umsatzsteuer bei Kunden ohne Vorsteuerabzug

Bei Antragstellern, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, sind die Bruttokosten förderfähig, bei allen anderen nur die Nettokosten. Laut BAFA war das schon bisher Verwaltungspraxis, jetzt steht es ausdrücklich in der Richtlinie.

Klären Sie vor dem Angebot, ob Ihr Kunde vorsteuerabzugsberechtigt ist. Davon hängt ab, mit welchem Betrag Sie die Förderung im Angebot ausweisen. Die Bemessungsgrundlage von höchstens 3.500 Euro je Beratung gilt in beiden Fällen.

Nr. 7.2.3: Weniger Formulare und Unterschriften im BAFA-Verwendungsnachweis

Die EU-KMU-Erklärung, die De-minimis-Erklärung und die Erklärung zur Kenntnisnahme des Merkblatts zur Charta der Grundrechte sind jetzt Teil des Verwendungsnachweisformulars. Die bisherigen Einzelformulare entfallen.

Unterschrieben werden damit nur noch zwei Dokumente: das Verwendungsnachweisformular vom Antragsteller und der Beratungsbericht von Antragsteller und Berater.

• Entfernen Sie die Einzelformulare aus Ihren Vorlagen und Kundenmappen für Anträge ab 2027. Für Vorgänge aus 2026 heben Sie sie auf.
• Sagen Sie Ihren Kunden vorab, welche zwei Dokumente sie unterschreiben müssen. Das spart Rückfragen am Ende der Beratung.
• Lassen Sie den Beratungsbericht wie bisher von beiden Seiten unterschreiben.

Nr. 2.1: 40 Stunden statt fünf Tage, die Beratung darf aufgeteilt werden

In Nr. 2.1 steht jetzt „40 Stunden“ statt „fünf Tage“. Das ist eine redaktionelle Änderung. Neu ist der ausdrückliche Satz, dass die Beratungszeit nicht zusammenhängend erbracht werden muss. Berichterstellung und Reisezeit gehören nicht zur Beratungszeit.

Sie können die Beratung also auf mehrere Termine verteilen. Halten Sie Termine und Stunden sauber fest, getrennt von der Zeit für den Bericht und die Anreise.

Nr. 6.2 und Merkblätter: Welche BAFA-Unterlagen Berater austauschen sollten

Nr. 6.2 enthält Klarstellungen zu den Mitwirkungspflichten der Unternehmen, etwa zur Auskunft an den Bundesrechnungshof und an Prüforgane der EU, sowie zur Datenverwendung.

Drei Merkblätter hat das BAFA inhaltlich angepasst: „Antragsberechtigte KMU“, „Beratungsinhalte und Beratungsbericht sowie bereichsübergreifende Grundsätze des ESF Plus“ und „Zuschuss, Zahlung und Nachweis“. Alle Merkblätter tragen neue Logos. Die Leitstellen bieten Infoveranstaltungen zu den Änderungen an.

• Tauschen Sie die Merkblätter in Kundenunterlagen, auf Ihrer Website und in Mailvorlagen gegen die neuen Fassungen von bafa.de/unb aus.
• Bewahren Sie die alten Fassungen für Vorgänge aus 2026 getrennt auf.
• Prüfen Sie Ihre Berichtsvorlage gegen das angepasste Merkblatt zu Beratungsinhalten und Beratungsbericht.
• Nutzen Sie eine Infoveranstaltung Ihrer Leitstelle, wenn Sie Fragen zum neuen Ablauf haben.

Ende 2028: Warum die Vorlagefrist der BAFA-Förderung dann kürzer wird

Die Richtlinie gilt längstens für Verwendungsnachweise, die bis 31.12.2028 eingereicht werden. Die übliche Vorlagefrist von sechs Monaten verkürzt sich gegen Ende 2028 deshalb faktisch. Ein Antrag vom 30.12.2028 hätte nur noch bis zum 31.12.2028 Zeit.

Planen Sie geförderte Projekte für 2028 so, dass Beratung, Bericht und Verwendungsnachweis mit Puffer vor dem Jahresende fertig sind. Bei Anträgen in der zweiten Jahreshälfte 2028 sollten Sie die verbleibende Zeit bis zum 31.12.2028 im Angebot ausdrücklich nennen.

Checkliste: Was Berater jetzt für die BAFA-Förderung 2027 tun sollten

Die Änderungen sind überschaubar, verlangen aber ein paar Handgriffe vor dem Jahreswechsel:

• 1. Kunden mit Beratungsplänen für 2027 auf ELSTER oder BundID ansprechen.
• 2. Bei jedem Vorgang das Antragsdatum notieren: bis 31.12.2026 alte Fassung, ab 01.01.2027 neue Fassung.
• 3. Kunden den Hinweis zum Zahlungsnachweis geben und um Aufbewahrung des Kontoauszugs bitten.
• 4. Vorlagen auf zwei Unterschriften umstellen: Verwendungsnachweisformular und Beratungsbericht.
• 5. Merkblätter gegen die neuen Fassungen austauschen.
• 6. Vor dem Angebot klären, ob der Kunde zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.
• 7. Projekte für 2028 mit Blick auf den 31.12.2028 planen.

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